Evaluere konkurransen i forbindelse med offentlige innkjøp

Evaluere konkurransen i forbindelse med offentlige innkjøp

Formålet med å evaluere anskaffelsen er å bidra til at fremtidige anskaffelser blir bedre. Evaluering av anskaffelsen er en viktig kilde til læring og erfaringsoverføring. En sluttevaluering gir et godt erfaringsgrunnlag for fremtidige anskaffelsesprosesser og anskaffelser.

Evaluering

Evaluering er en systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet, virksomhet, et virkemiddel eller en sektor. Evalueringer kan gjennomføres før et tiltak iverksettes, underveis i gjennomføringen, eller etter at tiltaket er avsluttet. Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer. (DFØ)

Formålet med evalueringer er å heve nivået på den samlede styrings- og kontrollinformasjonen, og med det bidra til å bedre måloppfyllelsen og effektiviteten i ulike etater. For å oppnå dette bør resultatet av evalueringen brukes aktivt i virksomhetens interne styringsprosess og i dialogen mellom nivåene i forvaltningen. Indirekte, og på lengre sikt, er det selvsagt også alltid et formål at evalueringer bidrar til læring og utvikling.

Evaluere kun når det ikke går som det skal?

Ofte gjør vi en evaluering når de ikke går som vi forventer. Vi ønsker å finne hva som gikk galt. Vi ønsker å kunne forklare hvorfor det gikk som det gikk.

Dersom konkurransen avlyses, stiller vi gjerne et hvorfor spørsmål. Hvorfor gikk det som det gikk?

Etter at behovet er definert, hvilke resultater som skal nås, konkurransegrunnlaget er skrevet og sendt ut til markedet, er det begrenset med hvilke endringer som kan foretas. I verste fall må virksomheten avlyse konkurransen, dersom planleggingsarbeidet er feilslått.

Etter at kontrakt er inngått kan vi finne ut at vi ikke får dekket det reelle behovet. Grunner til dette kan være at vi har beskrevet det feil. Dersom prosessen har kommet så langt, kan vi ikke lengre avlyse konkurransen. I verste fall må vi si opp kontrakten med de konsekvenser det medfører; erstatningsansvar for leverandørens tapte fortjeneste. Alternativt må vi sette opp en ny konkurranse for å dekke gapet mellom det reelle behovet og det som er kontraktsfestet i den første avtalen.

Evalueringen bør inkludere planleggingsfasen.

I evaluering av anskaffelsesprosessen er det nyttig å inkludere de aktivitetene som foregår i planleggingsfasen. Det er i planleggingsfasen de vesentligste beslutninger tas.

  • Planla vi godt nok?
  • Var konkurransegrunnlaget tydelig nok?

For evalueringen kan vi videre se på de andre delene av anskaffelsesprosessen. I tillegg til å evaluere planleggingsfasen, kan det være nyttig å evaluere både gjennomførings-, og oppfølgingsfasen. Vi kan se om de ulike delene av prosessen er bemannet med riktige personer, tilstrekkelig kompetanse og tilstrekkelige ressurser.

Spørsmål som vi kan stille oss:

  • Ble prosessen startet i tide?
  • Var det tilstrekkelig forankring for behovsverifisering og konkurransestrategi?
  • Var roller og ansvar tydelig avklart?
  • Var virksomhetens organisering til hinder for gjennomføring av avtalen?
  • Hvorfor ble/ble ikke mål og resultater nådd?
  • Leverte ikke leverandøren avtalt kvalitet?

Oppsummering

Evaluering av anskaffelsen er en viktig kilde til læring og erfaringsoverføring. Formålet med å evaluere anskaffelsen er å bidra til at fremtidige anskaffelser blir bedre.


Gå til nettstedet for erfaringsnettverk om offentlige anskaffelser. Se mer om temaene for kommende webinarer, eller sjekk ut nettkurs om offentlige anskaffelser.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *